Le compromis est signé, le notaire prépare la suite, et voilà que le syndic envoie une facture de 450 €, parfois 600 €, pour « constitution du dossier de vente ». Avant de sortir le chéquier, un réflexe s’impose : vérifier ce que la loi autorise réellement.
Le syndic peut-il facturer l’état daté ? Oui, dans la limite de 380 € TTC
Le document que le notaire réclame au syndic s’appelle l’état daté, aussi nommé certificat de l’article 20 II de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic a le droit de le facturer au copropriétaire vendeur, mais son prix est encadré. Depuis le 1er juillet 2020, les honoraires pour l’établissement de l’état daté sont plafonnés à 380 € TTC.
Ce plafond s’applique à tous les syndics professionnels, quelle que soit la taille de la copropriété ou la ville. Si votre facture dépasse ce montant, le surplus n’a pas de base légale. Si elle se situe en dessous, rien n’oblige le syndic à appliquer le maximum : certains pratiquent des tarifs inférieurs, et le contrat de syndic peut les mentionner.
380 € TTC : le chiffre à garder en tête
C’est le maximum que le syndic peut vous demander pour l’état daté. Tout montant supérieur, ou tout « supplément » ajouté sur la même ligne, mérite d’être questionné par écrit avant paiement.
Qu’est-ce que l’état daté (certificat de l’article 20 II) et qui le demande ?
L’état daté est un document comptable et juridique rédigé par le syndic à l’occasion d’une mutation de lot. Il est destiné au notaire, qui en a besoin pour rédiger l’acte authentique. Il récapitule la situation financière du lot vendu : les sommes dont le vendeur reste redevable envers le syndicat, celles qui devront être payées par l’acquéreur, ainsi que l’état des charges de copropriété et des appels de fonds.
On y trouve aussi des informations sur les avances et provisions, sur le fonds de travaux et sur les éventuelles procédures en cours. Ces données permettent de répartir correctement les paiements entre vendeur et acquéreur au moment de la signature.
Dans la pratique, c’est le notaire qui adresse la demande au syndic, souvent après la promesse de vente. Vous pouvez aussi la faire vous-même pour gagner du temps, ce qui évite les allers-retours. Le décret du 17 mars 1967 encadre le contenu de ce certificat et les délais de transmission, le syndic devant le fournir dans les quinze jours suivant la demande.
Ce que le syndic peut facturer : le plafond légal et ses limites
La règle est simple : l’état daté est à la charge du vendeur, et son prix est plafonné. Le syndic ne peut pas y ajouter des « frais de mutation », des « frais de dossier » ou des « frais de gestion de vente » pour contourner le plafond. Ces lignes, très répandues avant la réforme, ne tiennent plus quand elles aboutissent à dépasser 380 € TTC.
Le syndic conserve toutefois la possibilité de facturer certaines prestations sans rapport avec l’état daté. Par exemple, des frais de relance ou de mise en demeure restent imputables au copropriétaire qui a laissé des charges impayées. C’est légitime, à condition que ces frais correspondent à de vrais actes effectués, et qu’ils figurent à part sur la facture.
Voici ce qui distingue une facture correcte d’une facture suspecte :
- un seul poste « état daté » dont le montant ne dépasse pas 380 € TTC ;
- aucune ligne supplémentaire pour la simple transmission d’informations au notaire ou à l’acquéreur ;
- des frais de relance détaillés et justifiés, uniquement en cas d’impayés réels.
Pré-état daté et frais abusifs : comment les reconnaître et les contester
C’est là que naissent la plupart des litiges. Le pré-état daté regroupe les informations que le vendeur doit remettre à l’acquéreur avant la promesse de vente : budget prévisionnel, charges des deux derniers exercices, procédures en cours, état des impayés. Il sert à éclairer l’acheteur, pas à valider la vente.
Certains syndics facturaient jusqu’à 600 € ce document, en le présentant comme un préalable obligatoire. Les textes en vigueur ne les autorisent pas à le facturer séparément : le plafond de 380 € TTC couvre l’ensemble de la démarche. Si votre facture mentionne un « pré-état daté » en plus de l’état daté, la ligne est contestable.
Comment réagir face à un montant excessif
Commencez par demander au syndic le détail de chaque ligne, par courrier recommandé ou par mail avec accusé de réception. Rappelez-lui le plafond réglementaire et demandez une facture rectifiée. Dans la majorité des cas, le syndic corrige son erreur dès qu’il comprend que vous connaissez la règle.
Si le syndic maintient sa position, trois leviers existent :
- alerter le notaire, qui peut intervenir auprès du syndic pour débloquer le document ;
- saisir le conseil syndical, qui contrôle l’action du syndic ;
- déposer un signalement auprès de la DDPP (direction départementale de la protection des populations), ou saisir un conciliateur de justice ou le tribunal en cas de refus persistant.
Dans tous les cas, gardez une trace écrite de vos échanges. Si vous avez déjà payé un montant excessif, vous pouvez réclamer le remboursement du trop-perçu, y compris après la vente.
Payer sous la contrainte : le piège de la signature
Quand la date de signature approche, on est tenté de régler sans discuter. Mieux vaut payer le montant légal et contester le surplus par écrit, plutôt que de laisser le blocage retarder l’acte authentique.
Les démarches à suivre : qui paie, quel délai et quand informer le syndic
Sur le plan pratique, la séquence se déroule généralement ainsi. Dès que vous avez un acquéreur, informez votre syndic de la vente prévue. Le notaire lui adresse ensuite la demande d’état daté, et c’est lui qui, une fois la vente conclue, notifie la mutation au syndic. Plus vous anticipez, moins vous risquez d’être pris de court.
Côté paiement, la facture de l’état daté revient au vendeur, ce qui est la règle par défaut. Dans la pratique, le notaire l’inclut souvent dans le décompte de fin de vente et la règle sur le prix de vente, ce qui simplifie les flux. Pensez à vérifier que le montant retenu dans ce décompte respecte bien le plafond.
Pour éviter les mauvaises surprises, quelques précautions suffisent :
- demander le tarif de l’état daté au syndic dès la mise en vente ;
- vérifier que vos charges de copropriété et vos appels de fonds sont à jour, car des impayés peuvent retarder le document ;
- conserver les échanges avec le syndic et le notaire jusqu’à la signature.
Au final, la question n’est pas de savoir si le syndic peut facturer, mais jusqu’où. L’état daté a un prix légal maximal, le pré-état daté ne justifie pas de ligne supplémentaire, et chaque euro au-delà de 380 € TTC peut être discuté. Avant de payer, comparez votre facture à ces repères, et n’hésitez pas à demander l’appui de votre notaire : il connaît ces pratiques et a tout intérêt à ce que la vente se déroule sans accroc. Les montants et règles évoluant, un coup d’œil à Légifrance avant de contester reste un bon réflexe.
