Vous avez trouvé la bonne personne et vous vous êtes mis d’accord sur 2 000 € bruts par mois. Ce n’est pas cette somme qui sortira de votre trésorerie. Entre les cotisations, la mutuelle, la médecine du travail et quelques frais annexes, la facture grimpe nettement, et les démarches s’enchaînent bien avant le premier bulletin de paie.
Voici ce que coûte vraiment un premier salarié, ce qu’il faut déclarer, afficher et organiser, et les oublis qui reviennent le plus souvent chez les dirigeants de TPE.
Ce que coûte réellement un salarié, au-delà du brut
Le coût total employeur correspond à tout ce que l’embauche vous fait débourser : le salaire brut, les cotisations patronales (les charges sociales à votre charge) et les frais qui gravitent autour. Pour un salarié non cadre rémunéré 2 000 € bruts par mois, soit un peu plus que le SMIC (1 823 € bruts mensuels pour un temps plein en 2026), on arrive grossièrement à 2 400 ou 2 500 € par mois, soit près de 30 000 € sur l’année.
| Poste | Ordre de grandeur mensuel |
|---|---|
| Salaire brut | 2 000 € |
| Cotisations patronales après réduction générale | environ 350 à 500 € |
| Part employeur de la mutuelle | environ 20 à 40 € |
| Médecine du travail, formation, paie | environ 30 à 80 € |
Ces montants restent indicatifs. Les taux de cotisations varient selon l’effectif de l’entreprise, la convention collective, le secteur d’activité (le taux accident du travail est fixé par la caisse) et le niveau de salaire. Sur un salaire proche du SMIC, la réduction générale de cotisations allège fortement la note, tandis que le Medef chiffre le surcoût des allègements de cotisations revus pour les entreprises. Plus on s’en éloigne, plus elle s’amenuise, et au-delà de 1,6 SMIC elle disparaît.
Le piège des congés payés et du 13e mois
Le salarié acquiert des congés payés tout en étant rémunéré. Si la convention collective prévoit une prime ou un 13e mois, ce coût s’ajoute au calcul. Provisionnez ces sommes chaque mois plutôt que de les découvrir en fin d’année.
Les formalités à accomplir avant la première paie
Tout commence par la DPAE, la déclaration préalable à l’embauche. Elle se fait auprès de l’URSSAF, en ligne, avant que le salarié ne prenne son poste (dans les 8 jours qui précèdent au plus tôt). Elle déclenche aussi l’affiliation à la sécurité sociale, l’inscription auprès de la médecine du travail et la demande de visite médicale. Une embauche sans DPAE expose à une pénalité financière et peut être assimilée à du travail dissimulé.
Vient ensuite le contrat de travail écrit. Le CDI n’impose pas toujours l’écrit selon le code du travail, mais la plupart des conventions collectives l’exigent, et c’est de toute façon la meilleure protection pour les deux parties. Le CDD, lui, doit obligatoirement être écrit, avec un motif de recours précis, sous peine de requalification en CDI. Mieux vaut y inscrire clairement la fonction, la durée du travail, la rémunération et la période d’essai.
Cette période d’essai ne se décrète pas librement. En CDI, la loi la fixe à deux mois pour les ouvriers et employés, trois mois pour les agents de maîtrise et quatre mois pour les cadres. Son renouvellement n’est possible que si la convention collective l’autorise et que le contrat le prévoit. Cela suppose d’avoir identifié la bonne convention collective, celle qui correspond à l’activité principale de l’entreprise (le code APE et les mentions du Kbis donnent un indice, mais ne suffisent pas toujours).
Si vous n’avez encore jamais employé personne, vous devrez peut-être aussi créer votre compte employeur auprès de l’URSSAF, pour déclarer et payer les cotisations. Pour les très petites structures, certains dispositifs simplifiés existent, à comparer selon votre situation.
Les obligations qui s’imposent après l’embauche
Le jour de l’arrivée du salarié, une série d’obligations s’applique sans délai. Le registre unique du personnel doit être ouvert et tenu à jour : il mentionne l’identité, l’emploi et les dates d’entrée et de sortie de chaque salarié. Il peut être papier ou numérique, mais il doit pouvoir être présenté à l’inspection du travail.
Les affichages obligatoires font partie des oublis les plus fréquents. On y trouve notamment l’adresse et le nom de l’inspection du travail, les horaires collectifs, les consignes d’incendie, les coordonnées des secours et de la médecine du travail, ainsi que les règles sur l’égalité professionnelle et la lutte contre le harcèlement. Dans une TPE, un panneau regroupant ces documents suffit, à condition qu’il soit visible de tous.
La santé au travail vous concerne dès le premier contrat. La visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent la prise de poste (avant l’embauche pour les travailleurs de nuit ou les jeunes de moins de 18 ans), auprès du service de prévention et de santé au travail auquel vous adhérez. Vous devez aussi rédiger le document unique d’évaluation des risques professionnels, même avec un seul salarié.
Côté protection sociale, la mutuelle collective obligatoire s’impose à tous les employeurs du secteur privé : vous financez au moins la moitié d’une couverture minimale, conforme au panier de soins légal. Selon la convention collective, une prévoyance peut aussi être obligatoire, systématiquement pour les cadres. La retraite complémentaire est de son côté prise en charge via les cotisations déclarées, ce qui évite une démarche supplémentaire.
Enfin, chaque mois, vous établissez un bulletin de paie, remis au salarié, puis vous transmettez la DSN (déclaration sociale nominative), qui alimente en une fois l’URSSAF, les caisses de retraite et France Travail. L’échéance tombe le 5 ou le 15 du mois suivant selon la taille de l’entreprise. Beaucoup de dirigeants se tournent vers une paie externalisée, auprès d’un expert-comptable par exemple, pour quelques dizaines d’euros par bulletin. À chacun de peser le temps gagné face au coût.
Les aides à l’embauche : à vérifier, pas à supposer
La réduction générale de cotisations est appliquée automatiquement dans la déclaration, mais les autres dispositifs dépendent de votre situation : âge du salarié, type de contrat, localisation, secteur. L’embauche d’un apprenti ou d’un salarié en contrat de professionnalisation ouvre par exemple droit à des aides dont les montants sont régulièrement révisés.
Ne bâtissez donc jamais votre budget sur une aide que vous n’avez pas encore confirmée. Renseignez-vous avant de signer le contrat, car certaines aides ne sont pas rétroactives. L’URSSAF, France Travail, la Mission locale ou votre chambre consulaire peuvent vous indiquer ce qui s’applique à votre cas.
Les oublis et erreurs qui coûtent le plus cher au premier employeur
Certains faux pas coûtent plus cher que d’autres. Voici ceux qui reviennent le plus souvent :
- embaucher sans avoir envoyé la DPAE, parce que « le salarié commence lundi » ;
- appliquer la mauvaise convention collective, ce qui fausse salaire minimum, préavis et congés ;
- laisser passer le délai de la visite d’information et de prévention ;
- oublier la mutuelle collective ou calculer mal la part employeur ;
- signer un CDD sans motif valable, avec le risque d’une requalification en CDI ;
- ne pas prévoir le coût d’une rupture (indemnités, préavis, solde de congés).
Un dernier réflexe : avant de recruter, calculez ce que le poste doit rapporter pour être rentable. Un salarié à 2 000 € bruts représente près de 30 000 € par an, que le carnet de commandes soit plein ou non. Une fois ce chiffre posé et la liste des formalités cochée, l’embauche devient une décision sereine plutôt qu’un saut dans l’inconnu.
